Workflow

Modul Workflow představuje efektivní nástroj pro řízení a dohled nad doklady zpracovávanými v programu WinFAS. Můžeme jej mimo jiné chápat i jako dynamicky řízená práva na zpracování dokladů a procesů.Všechna pravidla jsou definována uživatelem a dávají mu kontrolu nad akcemi, které je možné v jednotlivých fázích procesu provádět (např. schválenou fakturu nelze opravit či stornovat, ale lze ji hradit a zaúčtovat). 

Tento modul je součástí širšího konceptu bezpapírové kanceláře. Doklady neputují po firmě v papírové podobě, ale kompletní práce s dokladem probíhá elektronicky. Vždy tak víte, v jakém je doklad stavu a kdo zodpovídá za následující krok při jeho zpracování.

Přehled možností modulu: 

• Řídit celý životní cyklus dokladu ve WinFAS, tzn. zajistit bezproblémový tok dokladů.
• Definovat vlastní schvalovací procesy s libovolným počet úrovní a osob.
• Zefektivnit práci uvnitř podniku.
• Povolovat resp. zakazovat operace s doklady v jednotlivých stavech.
• Odesílat notifikace o změnách stavu.
• Zpřehlednit a zautomatizovat práci s doklady.
• Zajistit správnost a pravdivost uváděných dat, které musí být odsouhlasena dalšími osobami.
• Snížit chybovost informací předávaných v systému.

Procesní řízení lze napojit na moduly:

• Finanční a účetní modul (přijaté faktury, pokladní doklady, atp.)
• Podatelna (účetní doklady, smlouvy)
• Finanční přísliby a žádanky
• Řízení zásob (objednávky)
• Fakturace (vydané faktury)
• Zakázkové listy (s napojením na Fakturaci)

V rámci workflow vidí schvalovatel přehledně veškeré informace o schvalovaném dokladu vč. přílohy, v jedné aplikaci. O nové výzvě ke schválení je automaticky informován prostřednictvím e-mailu, a zároveň má přehled o dokladech, za které je jako schvalovatel zodpovědný. Veškerá práce s dokladem je zaznamenávaná a archivovaná (auditní stopa).

Workflow procesů může být v programu neomezený počet, mohou být jednoúrovňové či víceúrovňové. Součástí může být i paralelní nastavení (kdy se v jednom stavu musí k dokladu vyjádřit více osob). Jde o flexibilní modul a snaží maximálně kopírovat reálné dění u Vás na firmě a optimalizovat ho. Z toho důvodu, pokud chcete workflow implementovat je důležitá komplexní analýza aktuálního stavu schvalování a práce s dokladu uvnitř firmy, včetně definování jednotlivých pravomocí pro práci s doklady.

Výhodou je také propojení Workflow s modulem Interní role, což usnadňuje přidělování úkolů
a účinněji řídí přístupová oprávnění. Celkově lze říci, že Workflow modul v programu WinFAS přináší do zpracování dokumentů systematičnost a optimalizuje pracovní postupy, které výrazně zvyšují efektivitu, dohled a spolehlivost celého procesu.