Organizace a řízení
Pro administrativu

PŘÍLOHY/ DMS

Modul Přílohy v rámci programu WinFAS představuje klíčovou součást konceptu bezpapírové kanceláře, poskytující efektivní způsob archivace, správy a organizace dokumentů s možností jejich propojení na doklady v rámci celého systému. Uživatelé mohou propojit soubory s různými typy dokladů jako jsou faktury, objednávky, smlouvy a další.  To usnadňuje sledování souvisejících informací, například k fakturám lze připojit odpovídající dodací listy, e-maily, nebo další relevantní dokumenty. Lze jej využít také jako jednoduchý DMS systém pro správu dokumentů, které se nenapojují dále do WinFASu – např. vnitrofiremní směrnice, zápisy z valných hromad, marketingové materiály a další.

Obecná funkčnost

 

  • Přílohy lze roztřídit do více různých druhů úložišť, složek a druhů.
  • Pro další kategorizaci je možné použít také uživatelem definovatelné štítky.
  • Podporovány jsou všechny typů souborů příloh.
  • Pro každý druh příloh si může uživatel definovat povolené typy souborů (např. Smlouvy jenom v PDF).
  • Podpora úložišť – souborový systém, webové stránky, pasivní odkaz.
    (ve vývoji je ukládání příloh přímo do databáze WinFASu, napojení na FTP a další)
  • Vyhledávání podle druhů příloh, klíčových slov (štítků), vazeb na doklady, autora, umístění
    a dalších údajů.
  • Odesílání mailových notifikací při změně přílohy.

 

Přílohy dokladů

 

  • Integrace s dalšími moduly WinFASu.
  • Přístup k přílohám přímo z dokladů v jednotlivých modulech.
  • Jedna příloha může být propojena k více různým dokladům.
  • Možnost automatické archivace sestav tištěných sestav.
  • Hromadný import nových příloh ze složky jejich a automatické navázání na doklady.
  • Příklady užití – přijatá pošta v podatelně, kopie faktur uložené u dokladů v účetnictví, dodací listy u skladových dokladů, fotografie u skladových položek nebo v majetku apod.

 

DMS

  • Možnost archivace souborů bez nutnosti vázat je na jiný doklad ve WinFASu.
  • Odesílání notifikací při přidání přílohy nebo její změně.
  • Blokace přílohy při editaci jiným uživatelem.
  • Příklad užití – směrnice, pracovní postupy, zápisy z valných porad apod.

 

 

Preze Novinky
Reference a případové studie
Nahoru